• Bài viết của Luật sư Lê Vinh, Trưởng Văn phòng Luật sư Chương Dương, Đoàn Luật sư Hà Nội -

• 

    Khách hàng là Thượng Đế theo nghĩa Thượng Đế này ban phát sự sống cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp sống là nhờ chiều lòng Thượng Đế. Doanh nghiệp xác định các sản phẩm. Các nhân viên được tuyển, được giao cho các sản phẩm này để cung cấp cho thị trường. Nhân viên thường bị “ trói “ bởi các sản phẩm này, thu nhập của nhân viên tùy vào doanh số bán hàng. Họ phải gõ cửa các đại lý, thông qua chính các đại lý này để “ đẩy “ hàng đi.
    Về mặt luật mà xét, cách doanh nghiệp, thông qua đội nhân viên bán hàng, quan hệ với đại lý chưa hẳn đã chuẩn. Đại lý giúp doanh nghiệp tiêu thụ hàng có thể là cá nhân, hộ gia đình với cái tủ kính bày mặt đường. Đại lý cũng có thể là siêu thị với bao la hàng hóa. Sự chưa hẳn chuẩn trong quan hệ với các kiểu đại lý khá đa dạng, có thể kể ra:
-Thiếu hợp đồng đại lý, hoặc hợp đồng đại lý có, nhưng thiếu chi tiết, hoặc có thể đủ chi tiết, nhưng quá trình thực hiện không đúng bài.
-Nhân viên bán hàng chưa hẳn ý thức được việc thu thập thông tin đầy đủ về đại lý. Người ôm cả đống hàng giá trị kia thuê mặt bằng hay nhà họ ở đó? Họ là doanh nghiệp hay chi nhánh của công ty nào đó? Số điện thoại người đứng ra ký hợp đồng thế nào? Tìm đến ai để biết số điện thoại của họ nếu không thể liên lạc được?...
-Cho phép đại lý nợ quá lâu. Thiếu việc giục nợ, ghi nợ, đòi khoản nợ trong quãng thời gian luật định.
-V.v...
    Cũng về luật, giữa doanh nghiệp và nhân viên bán hàng chưa hẳn không có vấn đề. Ví dụ, làm thể nào tránh được thất thoát tiền hàng khi việc thu tiền hàng được giao luôn cho nhân viên bán hàng, nhưng nhân viên bán hàng không chịu nộp lại số tiền cho doanh nghiệp đúng hạn?
    Có thực tế là sản phẩm của doanh nghiệp có thể được thị trường đánh giá cao. Tuy nhiên doanh nghiệp vẫn có thể gặp nhiều rắc rối, như là đại lý sau khi tiêu thụ một đống hàng hóa của doanh nghiệp, lại biến đâu mất không liên lạc được, hoặc là nhân viên bán hàng đột ngột nghỉ việc, tắt điện thoại, trong khi tiền hàng anh/chị ta cầm không hề nhỏ.
    Vậy nên, doanh nghiệp thử tham khảo vài giải pháp để tránh các rủi ro giao hàng, nhận tiền như sau:
1.Xây dựng quy trình bằng văn bản về kí hợp đồng với đại lý, giao hàng hóa cho nhân viên bán hàng, giao hàng hóa cho đại lý, thu tiền, ký nợ, báo cáo thường xuyên của nhân viên bán hàng cho người phụ trách của doanh nghiệp.
2.Kiểm soát số lượng, chất lượng hàng giao cho đại lý bằng một nhân viên độc lập với nhân viên bán hàng, đối chiếu số liệu nhân viên độc lập thu được từ đại lý với con số nhân viên bán hàng báo cáo cho người phụ trách của doanh nghiệp.
3.Với nhân viên bán hàng, chắc chắn có số điện thoại, địa chỉ của nhân viên, email, số điện thoại của những người thân nhân viên đó để liên lạc khi cần.
4.Với đại lý, chắc chắn có hợp đồng đại lý chuẩn, có phiếu giao hàng, có thông tin về đăng ký kinh doanh, trụ sở, địa chỉ đại lý, số tài khoản, số điện thoại của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đại lý.
5.Quy định rõ ràng về thời hạn nợ tiền hàng, quy trình xử lý nợ, có quỹ giành cho việc giải quyết nợ nần, kiện ra tòa giải quyết tranh chấp.